Nachweis der KI-Schulung nach Art. 4 KI-Verordnung: Was auf die Teilnahme­bestätigung gehört

Was Art. 4 zum Nachweis sagt

Art. 4 Abs. 1 KI-VO lautet seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (ABl. L vom 24.07.2026, in Kraft seit 27.07.2026): Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Satz 2 stellt klar, dass diese Verpflichtung Anbieter oder Betreiber „nicht“ verpflichtet, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“.

Über einen Nachweis sagt der Artikel nichts. Er nennt weder ein Zertifikat noch eine Prüfung, keine Mindestdauer, kein Format und keine Pflicht, Maßnahmen aufzuzeichnen. Was eine Maßnahme berücksichtigen soll, steht dagegen im Wortlaut: die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Aus- und Fortbildung der Beschäftigten, den Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden, und die Personen oder Gruppen, bei denen sie eingesetzt werden. Den Vergleich mit der Fassung von 2024 zeigt der Beitrag Art. 4 KI-Verordnung nach der Änderung 2026.

Was die EU-Kommission dazu schreibt

Die Kommission beantwortet die Frage, wie Organisationen ihre Maßnahmen dokumentieren müssen und ob sie Zertifikate brauchen, knapp: „There is no need for a certificate. Organisations can keep an internal record of trainings and/or other guiding initiatives.“ Sinngemäß: Ein Zertifikat ist nicht nötig; Organisationen können intern festhalten, welche Schulungen oder sonstigen Anleitungen es gab.

An anderer Stelle heißt es, Art. 4 begründe keine Pflicht, das KI-Wissen der Beschäftigten zu messen, und es gebe keine strengen Vorgaben oder Pflichtschulungen; was sinnvoll ist, hänge vom Einsatz im Einzelfall ab. Die Aufsicht über Art. 4 liegt nach Darstellung der Kommission bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden; sie beaufsichtigen und vollziehen die Regeln ab dem 2. August 2026.

Die Fragen und Antworten der Kommission sind eine Auslegungshilfe, keine Rechtsquelle. Verbindlich ist der Text der Verordnung.

Warum festhalten trotzdem sinnvoll ist

Wer nichts aufschreibt, kann später schwer belegen, welche Maßnahmen es gab. Gelegenheiten, nach denen gefragt wird, gibt es mehrere:

• Aufsicht: bei einer Nachfrage der zuständigen Behörde.
• Kunden und Auftraggeber: etwa in Ausschreibungen oder Lieferantenfragebögen, die nach Schulungen zum KI-Einsatz fragen.
• Betriebsrat: wo es einen gibt, bei Gesprächen über den Einsatz von KI-Werkzeugen. Welche Beteiligungsrechte bestehen, beschreibt der Beitrag KI-Kompetenz-Seminar planen kurz.
• Intern: wenn ein neues Werkzeug kommt oder Personal wechselt und man wissen will, wer was schon kennt.

Was Betriebe intern festhalten sollten

Die Teilnahmebestätigung ist das Dokument für die einzelne Person. Für den Betrieb selbst empfiehlt sich zusätzlich eine kurze Sammlung, die die Maßnahmen im Zusammenhang zeigt. Auch das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe aus Art. 4.

1. Bestandsaufnahme: welche KI-Werkzeuge im Einsatz oder freigegeben sind, auch als Funktion in vorhandener Software, und welche Gruppen sie nutzen.
2. Schulungsplan: welche Gruppe welche Maßnahme erhält und warum, etwa ein ganzer Seminartag für den Vertrieb und eine kurze Einweisung für gelegentliche Nutzung.
3. Teilnehmerliste je Termin: Datum, Namen, Veranstalter. Teilnehmerlisten enthalten personenbezogene Daten; legen Sie fest, wer sie einsehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.
4. Inhalte mit Stand: Agenda oder Folien des Termins, mit Datum und der Rechtslage, auf der sie beruhen.
5. Weitere Maßnahmen: Nutzungsrichtlinie, Ansprechperson für Fragen, Merkblätter. Auch das sind Maßnahmen im Sinne von Art. 4.
6. Wiederholung: wann nachgeschult wird, zum Beispiel bei einem neuen Werkzeug, einem neuen Einsatzzweck oder einer Änderung der Rechtslage.

Ein Ordner oder eine Tabelle mit diesen Punkten genügt in vielen Betrieben. Entscheidend ist, dass sich nachvollziehen lässt, wer wann was zu welchem Werkzeug gelernt hat.

Für Trainer und Bildungsträger

Wer Seminare zur KI-Kompetenz für Kunden hält, kann dem Auftraggeber die Arbeit erleichtern: Teilnahmebestätigungen mit den Angaben oben, eine Agenda mit Stand und eine Liste der behandelten Werkzeuge. Werben Sie dabei nicht mit einem „Zertifikat nach Art. 4“; der Wortlaut gibt das nicht her.

Das Seminarcraft-Kit „KI-Kompetenz im Betrieb“ enthält eine Vorlage für eine Teilnahmebestätigung, als PDF zum Ausdrucken und auch als bearbeitbare HTML-Datei, die Sie im Browser ohne Internetverbindung ausfüllen, ausgefüllt speichern und drucken. Sie hat Felder für Name, Datum, Ort, Veranstalter und durchführende Person, die behandelten Inhalte mit Unterrichtszeit und den Hinweis, dass sie kein Zertifikat ist. Bezug zu Rolle und Werkzeugen ergänzen Sie selbst. Wie ein Modul des Kits aufgebaut ist, zeigt das kostenlose Probemodul „Sichere Nutzung im Alltag“.